通过外贸代理出口退税，首先你公司要和外贸代理签订详细的代理出口协议，明确双方权利义务。

接着，在货物出口后，你公司要及时向外贸代理提供增值税专用发票等退税所需资料。外贸代理收到资料后，会在规定期限内，登录电子税务局等相关系统，按照要求录入出口退税申报数据，并生成申报报表。

申报时，需提交报关单、出口发票、代理出口协议等资料。税务机关受理审核无误后，就会将退税款退给外贸代理，外贸代理再转交给你公司。过程中要注意各环节时间节点，避免逾期影响退税。另外，资料务必真实准确，否则可能导致退税失败甚至面临处罚。

要注意报关单信息一定要准确，和货物实际情况、发票等都得对应上，不然退税会受阻。

记得提醒外贸代理及时申报，有的因为业务忙，拖延申报时间，会影响退税进度。

增值税发票的开具要规范，别出现发票代码、号码错误等低级问题，不然退税审核过不了。

货物出口后尽快收集整理资料交给代理，拖得久了有些细节可能就记不清，影响申报。

可以提前和外贸代理沟通好退税款项的结算方式和时间，免得后续扯皮。

如果出口产品涉及特殊监管条件，提前了解清楚，准备好相应证明文件给代理用于退税。

关注税务政策变化，有时候政策调整，对申报资料、流程等可能有影响。

与货代保持联系，确保提单等运输单据信息准确，这对退税申报也很重要。

让外贸代理定期反馈退税办理进度，自己心里也有底，方便把控整体情况。