出口货运代理若要进行出口退税，首先需满足一定条件。企业要是一般纳税人，且出口货物需在增值税、消费税征收范围内，同时具备货物报关离境且财务上已作出口销售处理等条件。

资料准备方面，要准备出口货物报关单、出口发票、购进货物的增值税专用发票等。

流程上，第一步是企业进行出口退（免）税备案；第二步货物出口后，及时收齐单证，录入出口退税申报系统；第三步生成申报数据，向税务机关进行预申报，根据反馈信息调整数据；第四步进行正式申报，税务机关审核通过后，企业就能获得出口退税款项。

出口退税前要先确认公司业务是否属于可退税范畴，有的业务不符合规定是无法退税的。然后及时收集整理相关单证，别遗漏，不然影响申报。

关注申报期限很重要，别错过时间。而且数据录入要准确，不然审核不通过还得重新申报，耽误时间。

与税务机关保持良好沟通，遇到问题及时咨询，能让出口退税办理更顺利。平时也多学习相关政策，政策可能会有变动。

对出口货物的核算要清晰准确，财务处理要规范，这对出口退税申报有帮助，不然账目混乱会带来麻烦。

要确保报关单信息准确无误，它是退税重要依据。申报过程中按要求填写各项数据，保证逻辑一致。

准备资料时，发票等凭证要妥善保存，其真实性和完整性很关键，避免因凭证问题导致退税受阻。

可以利用一些辅助软件来管理出口退税业务，提高工作效率，也能减少数据错误。

了解当地税务机关的具体要求和流程，各地可能存在细微差异，按当地规定操作能少走弯路。